Guide de la messagerie d'affaires pour les PME

En tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous envoyez et recevez des messages textes pour toutes sortes de raisons, qu’il s’agisse de communiquer avec les fournisseurs, de donner des directives aux employés ou de jongler avec les rendez-vous. Il y a ainsi de fortes chances que vous envoyiez plus de messages texte que vous ne le pensez. Vous êtes habitué à leur commodité et vous vous en servez pour gérer vos affaires au quotidien. Cependant, si l’envoi de messages individuels est la seule façon dont vous utilisez les messages textes dans votre entreprise, je pense que vous passez à côté de certaines des fonctions les plus puissantes que permettent les messages textes d'affaires.

En tant que fournisseur de services de messagerie texte d'affaires, j’ai constaté qu’il existe certaines stratégies et meilleures pratiques pour les entreprises qui souhaitent utiliser cet outil à son plein potentiel.

Définition de la messagerie texte d’affaires

La messagerie texte d’affaires fait référence aux messages textes (service d’envoi de messages courts - SMS) envoyés à partir d’une application de communication mobile ou de bureau en utilisant un numéro de téléphone fixe compatible avec les messages textes. Cela peut se faire de deux manières: la première consiste à s’abonner à une solution autonome de messages textes d'affaires; la seconde consiste à adopter une solution de communications unifiées en tant que service qui inclut la fonctionnalité de messagerie texte d'affaires.

Utilisation des messages textes d'affaires

Je crois fermement qu’en 2022, les messages textes d'affaires devraient être la pièce maîtresse de vos communications avec les clients. Le fait est que vos clients veulent la commodité et la simplicité qu’offre la messagerie texte. En effet, un récent sondage réalisé par mon entreprise montre que 93 % des personnes souhaitent disposer d’options de messagerie texte et de voix lorsqu'ils communiquent avec une petite entreprise. En ce qui concerne le type de messages textes à envoyer, les clients sont plus susceptibles de répondre positivement aux messages textes pertinents, peu fréquents et provenant de petites entreprises.

Pour le service à la clientèle, donner à votre petite entreprise la capacité de la messagerie texte vous offre un autre canal de mobilisation. Combiné à vos autres moyens de communication, cela pourra vous aider à répondre aux demandes des clients de manière rapide et efficace. En communiquant avec vos clients par message texte, vous soulagez également votre personnel des longs appels téléphoniques et évitez de faire patienter les clients en attente.

Flexibilité du travail de n’importe où

D’autant plus qu’avec la pandémie, l’accent est mis non plus sur les réunions au bureau et les achats en personne, mais sur une stratégie dynamique, hybride et, parfois, entièrement virtuelle. La messagerie d’affaires est un outil parmi d’autres qui peut aider votre équipe à communiquer de pratiquement n’importe où. L’application est installée sur leur appareil mobile ou leur ordinateur. Ainsi, d'où qu’ils soient, la conversation par messagerie texte se fait avec les membres de votre équipe.

Meilleures pratiques pour optimiser les communications

Les solutions de messagerie d’affaires n’apportent pas seulement une valeur ajoutée à votre entreprise par la convivialité qu’elles offrent aux clients, mais lorsqu'elles sont correctement implémentées, elles contribuent également à rationaliser vos communications internes. Elles vous permettent de partager des numéros avec votre équipe afin que les messages textes des clients (et les appels, lorsqu’ils sont combinés avec les communications unifiées en tant que service) soient toujours pris en charge par la première personne disponible.

Les messages textes d'affaires de qualité doivent être mis en œuvre de manière réfléchie afin de simplifier les communications de votre entreprise, plutôt que de compliquer les choses. La communication avec les clients est l'une des préoccupations majeures. Vous devrez décider du nombre de représentants du service clientèle dont vous aurez besoin et des questions qu’ils devront traiter.

Attribuez des plages horaires aux membres de l’équipe pour que les demandes des clients soient traitées en temps voulu, mais ne surchargez pas ce rôle nécessaire. Déterminez également un « ton» unique que votre entreprise utilisera dans les messages textes (par exemple, terre-à-terre, décontracté, etc.). En fait, il est préférable d’anticiper les questions qui vous seront posées et de créer des réponses types qui peuvent être personnalisées à la volée.

En soi, les messages textes d'affaires peuvent ajouter une complexité supplémentaire, car ils représentent un canal de communication de plus à surveiller. Mais, en particulier lorsqu’ils sont associés aux communications unifiées en tant que service, ils peuvent fournir une vue complète de la conversation grâce à un affichage en un coup d’œil qui rassemble toutes les formes de communication en un seul endroit. Tant que vous disposez de moyens tels qu'une équipe appropriée et un langage uniforme, il est facile pour quiconque de reprendre le fil et de répondre.

Ce que veulent vos clients

Presque tous les consommateurs souhaitent soutenir les entreprises locales. Toutefois, aux yeux de nombreux consommateurs, les petites entreprises n’offrent pas une expérience client pratique et transparente comme les grandes entreprises savent le faire. Selon le même sondage mentionné plus haut, 78 % des consommateurs ont déclaré que la possibilité d’envoyer des messages textes aux entreprises locales les incite à les soutenir. Vos clients veulent dialoguer avec vous par message texte et il est temps pour vous de répondre.

^{Contenu initialement publié sur Forbes: https://www.forbes.com/sites/forbesbusinesscouncil/2021/11/04/a-guide-to-small-business-texting/?sh=74a2a2a07774}