5 raisons d'avoir une stratégie de communication en nuage

Chez nos voisins du sud, le 19 mars 2020, la Californie est devenue le premier État à émettre un ordre de rester à la maison, déclenchant ainsi le mouvement national vers le travail à domicile obligatoire qui est rapidement devenu notre nouvelle norme. Selon Avant Analytics, l’intérêt des clients pour les communications unifiées a augmenté de 88 % pendant la pandémie, car les services infonuagiques offrent une solution claire à un besoin de flexibilité sans précédent.

Il est facile de comprendre pourquoi les communications unifiées en nuage (appelées communications unifiées en tant que service) étaient un sujet de recherche si populaire: ces systèmes permettent aux utilisateurs d’emporter leurs outils de communication du bureau (lignes téléphoniques professionnelles, messagerie texte et autres) à la maison et pratiquement partout dans le monde. Cependant, la plupart des principaux outils de communications unifiées en tant que service étant structurés pour les grandes entreprises, les PME qui évaluent leurs options peuvent se sentir dépassées.

Heureusement, il existe des options de communications unifiées en tant que service pour les PME. Et si votre entreprise n’a pas encore franchi le pas, c’est le moment d’agir. Voici cinq raisons cruciales pour lesquelles vous ne devez pas attendre:

1. Adoptez la nouvelle normalité

Un récent sondage du Pew Research Center a permis de constater qu’avant la pandémie, seul un travailleur sur cinq déclarait travailler à domicile tout le temps ou la plupart du temps. Aujourd’hui, près des trois quarts des travailleurs travaillent à domicile, et, selon ce même sondage, 54 % disent vouloir continuer à le faire même après la pandémie. En effet, 55 % des travailleurs ont déclaré à PwC qu’ils préféreraient travailler à distance au moins trois jours par semaine après la pandémie.

Andy Jassy, le tout nouveau PDG d’Amazon, a fait la déclaration suivante: « Vous ne pouvez pas lutter contre la gravité. » La réalité du travail à distance s’est imposée, et de nombreuses grandes entreprises ont adopté cette évolution. Salesforce, Microsoft et Twitter ont tous adopté des modalités de travail flexible permanentes, permettant ainsi d’acquérir des talents dans le monde entier, tout en donnant à leur personnel la possibilité de travailler de presque partout. 

Quel que soit le point d’équilibre concernant le travail à domicile, il est clair que le temps passé au bureau diminue. Si votre PME dépend des téléphones installés sur place, il est facile de voir le défi que représente la communication: lorsque les travailleurs se déplacent de leur domicile à leur bureau et partout ailleurs, leur téléphone ne peut pas être statique.

Les premières solutions de communications unifiées en tant que service ont remplacé les téléphones de bureau traditionnels par des appareils IP. Toutefois, le véritable pouvoir des communications unifiées en tant que service réside dans les applications qui étendent les capacités de communication d’entreprise aux ordinateurs portatifs et aux appareils mobiles, transformant le téléphone intelligent d’un utilisateur en sa principale ligne professionnelle.

Ces outils mettent à la portée des PME les modalités de travail flexible adoptées par les grandes entreprises, ce qui permet d’attirer et de retenir plus facilement les talents qui feront le succès de votre organisation. La prévalence des outils de communication basés sur des applications signifie que les lignes téléphoniques de votre PME peuvent être situées pratiquement n’importe où en ville, voire dans le monde entier.

2. Soutenez vos résultats financiers

En septembre 2020, Yelp a rapporté que près de 100 000 PME avaient définitivement fermé leurs portes. Le fait est que les entreprises de toutes tailles luttent contre l’impact économique de la pandémie; par contre, les marges sont plus serrées dans l’environnement des PME. Et si vous payez pour un ancien service téléphonique, vous dépensez peut-être plus que nécessaire en télécommunications.

Les solutions de communications unifiées en tant que services destinés aux PME offrent des prix attrayants, souvent bien inférieurs à ceux des services filaires traditionnels, qui peuvent vous aider à réduire vos frais généraux. En fait, Robin Gareiss de Nemertes Research a rapporté que les systèmes traditionnels sur site pour les PME finissent par coûter 56 % de plus que les systèmes de communications unifiées en nuage.

3. Améliorez vos communications

Aujourd’hui, la communication est bien plus que la connectivité vocale. Les messages texte sont maintenant un canal de communication privilégié pour de nombreuses personnes et constituent un moyen simple et efficace de communiquer. Les recherches montrent que 98 % de tous les messages texte sont ouverts. De plus, 95 % des messages texte sont ouverts et reçoivent une réponse dans les trois minutes suivant leur réception.

En plus de permettre aux PME d’emporter leurs lignes téléphoniques pratiquement n’importe où dans le monde, les communications unifiées en tant que service permettent également aux entreprises d’ajouter les messages textes à leur arsenal de communication. De nombreuses solutions permettent d’utiliser la messagerie instantanée en réseau entre collègues et équipes. Certaines d’entre elles étendent même ces capacités hors réseau, de sorte que vous pouvez envoyer des messages textes à vos associés et à vos clients.

4. Protégez les données de l'entreprise et contrôlez les communications avec les clients

En lisant cet article, vous vous dites peut-être: « Je n’ai pas besoin de faire un changement. Nous utilisons des téléphones mobiles pour prendre des appels de n’importe où et nous pouvons envoyer et recevoir des messages textes. Nous sommes parés! »

Toutefois, si les communications d'affaires et personnelles se mêlent systématiquement, il peut être difficile de les distinguer, et de maintenir le contrôle des communications avec les clients lorsque des employés quittent l'entreprise. La mise en œuvre d’une solution de communications unifiées en tant que service est essentielle pour maintenir le contrôle des données de l’entreprise et des clients. Sans compter que cela permet à votre équipe de conserver plus facilement un équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

5. Simplifiez la mise à l’échelle

Votre solution de communication doit évoluer avec vous, à mesure que votre entreprise prend de l’ampleur. Vous n’avez qu’à vous rappeler la dernière fois que vous avez eu besoin d’ajouter une ligne téléphonique pour votre entreprise. Cela a probablement pris plus de temps que vous n’en aviez et coûté plus que vous ne vouliez dépenser.

Grâce aux communications unifiées en tant que service, l’ajout et la suppression d’utilisateurs sont souvent une opération en libre-service. Les nouveaux utilisateurs peuvent être opérationnels en quelques minutes, au lieu de plusieurs jours ou semaines. Il suffit de créer un compte en ligne, d’installer les applications sur votre téléphone mobile, votre ordinateur portable ou votre ordinateur de bureau et le tour est joué.

Cela ne veut pas dire que le passage aux communications unifiées en tant que service se fait toujours en douceur. Il existe littéralement des centaines d’options sur le marché, et il peut être difficile d’évaluer les caractéristiques et les prix. Mon meilleur conseil? Recherchez une solution adaptée à votre entreprise: les solutions destinées aux grandes  entreprises ne sont pas forcément les mieux adaptées aux PME qui ont besoin de capacités et de services particuliers. 

Lorsqu’il s’agit de communications d’entreprise, l’adoption des communications unifiées en tant que service est une stratégie intelligente pour de nombreuses PME. Non seulement permettent-elles à votre équipe de prendre le virage du travail à domicile et du travail de n’importe où, mais elles peuvent aussi donner à votre entreprise une certaine marge de manœuvre sur le plan financier et améliorer votre communication avec vos collègues et clients.

^{Contenu initialement publié sur Forbes: https://www.forbes.com/sites/forbesbusinesscouncil/2021/03/12/five-reasons-why-your-smb-needs-a-cloud-communications-strategy-this-year/?sh=5d8f62d31ea7}