3 conseils d'entreprise pour la paix d'esprit pendant les vacances

Les propriétaires de petites et moyennes entreprises (PME) sont reconnus pour leur peur des vacances, et ce pour une bonne raison: laisser son entreprise derrière soi, même si ce n'est que pour quelques jours, peut présenter une multitude de défis, allant des clients qui rencontrent des difficultés, aux crises internes et aux pertes de revenus. Il n'est pas surprenant qu'une étude ait révélé que 66 % des propriétaires de PME déclarent qu'il est difficile de s'absenter du travail pour prendre des vacances. Mais lorsque la fermeture du bureau n'est pas envisageable et que l'épuisement de l'entrepreneur s'installe, que doit faire le propriétaire d'une petite entreprise ?

Vous serez peut-être surpris d'apprendre que la clé pour profiter de vacances bien méritées ne réside pas dans une organisation minutieuse des horaires ou dans la formation de vos employés les plus fiables pour vous remplacer (si vous n'êtes pas un propriétaire unique). Au contraire, d'après mon expérience dans la création de solutions de communication pour les entreprises, j'ai découvert que la planification stratégique, l'utilisation d'outils de communication et la définition d'objectifs pour votre séjour vous permettront de profiter au maximum de vos prochaines vacances.

1. Planifiez stratégiquement

Défi: vous passez vos vacances à gérer votre entreprise à distance.

Solution: limitez vos heures de travail en fixant des "heures de bureau" et planifiez de façon stratégique.

Une fois que vous vous êtes engagé à prendre des vacances, vous devez vous efforcer de respecter les limites entre votre vie professionnelle et votre vie privée pendant vos vacances. Pour la plupart des gens, il n'est pas possible de se débrancher complètement. Déterminez ce qui est raisonnable et réaliste pour vous et fixez des "heures de bureau". Communiquez clairement à vos employés que vos "heures de bureau" représentent votre seule disponibilité (sauf en cas d'urgence) pour les sujets liés au travail et qu'en dehors de ces heures, vous vous retirerez du réseau.

Déléguez aux gestionnaires et créez un système qui vous permet de suivre rapidement les progrès réalisés. Il existe plusieurs applications et programmes qui vous permettent de consulter l'historique des communications avec les clients en un clin d'œil et de voir la progression des tâches que vous avez déléguées.

La création d'un calendrier clair et concis, ainsi que la description des limites et des règles entourant vos échanges avec l'entreprise vous aideront, vous et votre équipe, à comprendre les attentes en votre absence. 

2. Considérer une application de téléphonie d'affaires

Défi: vous passez vos vacances scotché à votre téléphone parce que c'est le lien vital à votre entreprise - ou pire, vous évitez complètement les vacances parce que la déconnexion ne semble pas possible.

Solution: considérer une application de téléphonie d'affaires.

Que vous ayez utilisé votre téléphone personnel pour réduire les coûts ou que vous n'ayez tout simplement pas trouvé le temps d'explorer les communications unifiées en tant que service (UCaaS), l'une des options consiste à implanter une stratégie de communication qui inclut une solution UCaaS axée sur le mobile.

Les solutions UCaaS axées sur le mobile utilisent des applications pour téléphones intelligents, ordinateurs et sites internet. Cela permet ainsi aux utilisateurs de recevoir des appels et des SMS d'affaires à partir d'un numéro de téléphone d'entreprise dédié, grâce à une application distincte sur leur appareil mobile. Et comme les solutions UCaaS permettent de partager les numéros d'affaires, n'importe quel membre de l'équipe peut répondre aux demandes des clients.

Ainsi, le premier membre de l'équipe disponible peut facilement reprendre le fil de la conversation et répondre au client. Lorsque vous êtes en vacances, il n'est donc pas nécessaire d'appeler ou d'envoyer un SMS à votre équipe pour savoir si elle a répondu aux demandes des clients.

Lors du choix d'un fournisseur UCaaS, assurez-vous que l'entreprise et le plan sont adaptés aux objectifs de votre organisation. Comprenez vos besoins et sélectionnez un fournisseur qui y répond. Une fois mises en place, les plateformes UCaaS sont très intuitives, l'envoi et la réception de messages devraient donc être simples.

3. Définir vos priorités en matière de vacances

Défi: vous revenez de vacances plus fatigué et plus stressé qu'à votre départ.

Solution: définir vos priorités en matière de vacances.

Peut-être avez-vous désespérément besoin de vacances parce que vous avez besoin de plus de temps de qualité avec vos enfants ou votre conjoint(e). Ou peut-être avez-vous simplement besoin de vacances pour rattraper les tâches personnelles que vous n'avez pas eu le temps d'accomplir. Quel que soit le motif qui vous pousse à prendre des vacances, assurez-vous de définir vos priorités pour le temps que vous passerez loin de votre entreprise.

Si votre objectif est de passer du temps de qualité avec votre enfant, définissez et communiquez vos priorités. Bloquez du temps dans votre calendrier (personnel et professionnel) pour vous rappeler pourquoi vous prenez des congés et engagez-vous ensuite à déconnecter, ne serait-ce que pour quelques heures.

En gardant ces conseils à l'esprit, vous serez en mesure de prendre des vacances sans souci pour votre entreprise et de revenir reposé et rechargé.

^{Contenu initialement publié dans Forbes: https://www.forbes.com/sites/forbesbusinesscouncil/2021/08/27/three-tips-to-vacation-proof-your-small-business}