Petite entreprise, solutions de taille: choisir un système adapté

Il existe des dizaines de façons de définir une petite entreprise, qu'il s'agisse du nombre de salariés ou du chiffre d'affaires annuel. Mais voici une autre façon de voir les choses: comment vos employés communiquent-ils entre eux et avec les clients? 

Après tout, les petites entreprises ont des besoins de communications spécifiques que les grandes sociétés n'ont pas, et le système téléphonique en nuage que vous choisissez doit être conçu pour y répondre.  

Chez Cloudli, nous comprenons cette réalité, car nous sommes nous aussi une petite entreprise, et nous fournissons des solutions de communications en nuage unifiés destinées à des sociétés comme la nôtre. C'est pourquoi, dans ce blog, nous partageons quelques défis communs que nous observons chez les PME et comment le bon système de téléphonie en nuage peut aider à les résoudre.

Quatre défis en matière de communication auxquels les petites entreprises sont confrontées et comment les résoudre

1. «Nous n'avons pas de responsable informatique dans notre équipe». Ou encore: «Notre informaticien attitré est débordé par toutes les applications critiques dont il doit s'occuper.»

La plupart des petites entreprises ont de nombreux besoins en matière d'informatique, mais ne disposent pas d'un professionnel spécialisé pour les gérer. Peut-être faites-vous affaire avec une entreprise d'assistance technique. Ou bien vous confiez cette responsabilité à l'administrateur de votre bureau, qui se débrouille tant bien que mal.

Même si vous disposez d'un administrateur informatique dédié, cette personne peut être chargée de superviser plusieurs applications SaaS différentes qui ne sont pas intégrées dans une interface de communications en nuage. Cette situation peut entraîner une surcharge de travail pour l'administrateur et une expérience de communication décousue pour les utilisateurs.

Solution: un système de téléphonie en nuage facile à utiliser et doté d'une solide assistance technique.

Lorsque vous choisissez une solution téléphonique conviviale adaptée aux petites entreprises, chaque employé peut facilement utiliser le service et l'équipement avec un minimum de formation. Assurez-vous que la plateforme s'intègre de manière transparente à vos applications critiques et - c'est essentiel - qu'elle bénéficie d'une assistance technique réactive si et quand vous en avez besoin.

2. «Les fonctions essentielles dont nous avons besoin dans un système téléphonique sont noyées dans des fonctions que nous n'utilisons pas - et pour lesquelles nous ne voulons pas payer.»

Si vous êtes comme nous, vous n'hésitez pas à dépenser pour des besoins de communication essentiels, tels qu'une messagerie vocale et texte robuste. Mais vous ne voulez pas gaspiller des ressources essentielles pour des fonctions que vous n'utilisez pas.

Malheureusement, de nombreux systèmes téléphoniques d'entreprise proposent une approche «à volonté»: ils offrent un large éventail de fonctionnalités, puis facturent un prix élevé difficile à absorber pour les petites entreprises qui ont envie d'un menu plus simple. 

Une longue liste de fonctions à peine utilisées n'augmente pas seulement les coûts, mais aussi la complexité. Lorsque votre système comporte trop d'outils accessibles à plusieurs administrateurs, vous augmentez le risque que quelque chose ne tourne pas rond, que ce soit en raison de difficultés techniques, d'une erreur de l'utilisateur ou d'un piratage de données. C'est une source d'inquiétude supplémentaire dont aucun dirigeant de petite entreprise n'a besoin.

Solution: un système de téléphonie en nuage qui vous permet de choisir et de payer pour les fonctionnalités et les plans dont votre entreprise a besoin.

Bien entendu, il se peut que vous ayez besoin d'adapter votre plan et vos options en fonction de l'évolution des besoins de votre entreprise, c'est pourquoi vous devez rechercher une plateforme qui soit suffisamment souple pour évoluer avec vous.

3. «Nous devons constamment imaginer de nouvelles façons de faire plus avec moins, afin de suivre le rythme effréné de l'innovation.» 

Chaque employé d'une PME doit travailler au maximum de ses capacités pour rester compétitif et contribuer à la réussite de l'entreprise. De même, chaque solution technologique doit améliorer les opérations de l'entreprise sans perte de temps ni d'argent. 

Une puissante plateforme de communications en nuage est un élément déterminant. C'est un moteur d'innovation, qui permet aux membres de votre équipe, très occupés, de communiquer et de collaborer facilement, quels que soient le lieu et le moment où ils travaillent, afin de faire avancer l'entreprise. C'est également le principal moyen d'interagir avec vos clients afin de vendre vos produits et d'en assurer le service après-vente. Les communications en nuage peuvent donner aux petites entreprises un avantage concurrentiel supplémentaire sur le marché. 

Cependant, les systèmes téléphoniques traditionnels sont souvent trop longs à mettre en place et difficiles à adapter à vos besoins. En cas de problème, vous risquez d'être confronté à des temps d'arrêt, pendant que vous soumettez un billet d'assistance et que vous attendez une réponse.

Solution: un système téléphonique pour petites entreprises conçu avec des fonctions configurables et des intégrations.

Le fait de pouvoir adapter le produit à la réalité de votre entreprise et à vos processus de travail vous permettra de gagner du temps et de l'efficacité. N'oubliez pas de vous assurer que le fournisseur de services propose un soutien à la clientèle pratique, de son intégration à son utilisation, afin que votre équipe puisse se concentrer sur les priorités.

4. «Nous sommes à 100% orientés vers le client, et notre priorité absolue est d'être disponibles et réactifs pour nos clients.»

Vous ne serez sans doute pas surpris d'apprendre que de nombreux consommateurs choisissent spécifiquement les petites entreprises parce qu'ils apprécient le service pratique et réactif qu'elles leur offrent. C'est encourageant, mais aussi intimidant: vos clients attendent beaucoup de vous. Selon une enquête¹, un tiers des consommateurs ont déclaré qu'ils attendaient des petites entreprises qu'elles leur répondent dans l'heure pour mériter leur confiance, et la moitié d'entre eux ont déclaré qu'ils iraient voir ailleurs si une entreprise mettait six heures ou plus à leur répondre. 

Comme vous ne pouvez pas rester en permanence à côté de votre téléphone pour répondre à chaque appel ou texte d'un client, vous avez besoin d'un système de téléphonie en nuage qui le fait pour vous. Il doit être capable de mettre vos clients en contact avec les informations ou l'assistance dont ils ont besoin et de leur donner le sentiment d'être appréciés et importants. Les solutions d'entreprise classiques, telles que la messagerie vocale et les systèmes de réponse vocale interactifs trop compliqués, risquent d’inciter les clients à raccrocher ou, pire encore, à la perte d'un client.

Solution: un système téléphonique en nuage qui étend votre rayonnement et votre capacité à servir vos clients.

Recherchez des fonctionnalités telles que le routage des appels et les téléphones connectés pour minimiser les appels manqués, une console réceptionniste pour acheminer les appels vers la bonne personne, des files d'attente et un centre d'appels pour gérer efficacement les volumes plus importants.

Les systèmes téléphoniques pour petites entreprises ne doivent pas être de second ordre 

Les petites entreprises ont l'habitude de se contenter de technologies conçues pour les grandes sociétés, mais ce n'est pas forcément le cas de votre système de téléphonie en nuage. Vous pouvez choisir un système téléphonique en nuage pour petites entreprises qui place vos priorités au premier plan. 

Pourquoi ne pas exiger un service téléphonique et de messagerie texte fiable et robuste, des plans flexibles qui évoluent avec vous, des fonctionnalités qui facilitent la collaboration et le service client, ainsi qu’un service à la clientèle de premier ordre pour vous mettre rapidement en route ou vous remettre en marche en cas de problème? 

C'est ce que Cloudli Connect offre chaque jour aux petites entreprises. Nous fournissons un service téléphonique de niveau professionnel, conçu pour répondre aux préoccupations et aux budgets des PME, et nous le combinons à un parcours client inégalé qui donne à chaque client l'impression d'être un VIP. 

Contactez un partenaire Cloudli et découvrez ce que Cloudli Connect peut faire pour votre petite entreprise.

[1] Source: Forbes: 7 Ways To Be More Responsive To Your Customers