Six questions essentielles à poser (et pourquoi) lors de la recherche d’un fournisseur de services téléphoniques infonuagiques

Que vous soyez en train de migrer votre réseau de communication vers le nuage ou que vous soyez en phase de planification et que vous cherchiez un nouveau fournisseur de système téléphonique infonuagique, il est essentiel de trouver le bon partenaire pour votre entreprise. Lorsque vous évaluez les fournisseurs potentiels, poser des questions stratégiques peut vous aider à trouver la solution la mieux adaptée à vos besoins.

Les solutions de téléphonie infonuagique, également connues sous le nom de voix par IP (VoIP) ou d’autocommutateur privé en nuage (Cloud PBX), ont gagné en popularité et, par conséquent, les entreprises peuvent choisir parmi une multitude de fournisseurs. Si vous recherchez un fournisseur de système de téléphonie infonuagique, vous voulez sans doute savoir quelles sont les caractéristiques et les fonctionnalités de chacun. De la reconnaissance vocale à la transcription des messages vocaux et à l’enregistrement des appels, en passant par la transcription audio, le clavardage en groupe, les conférences téléphoniques et bien d’autres choses encore, la liste des fonctionnalités est longue.

Ces six questions vous aideront, vous et votre organisation, à approfondir vos connaissances sur ce que les fournisseurs ont à offrir, tout en faisant le tri entre les différentes solutions pour prendre une décision éclairée. Cette évaluation vous aidera également à déterminer quel fournisseur peut répondre à vos besoins de communication, aujourd’hui et pour l’avenir.

Question 1

Demandez : De quelle manière cette solution aura-t-elle un impact sur la façon de mener mes affaires et de communiquer avec mes clients?

Pourquoi : En examinant les solutions possibles, vous voulez comprendre les avantages qu’elles apporteront à votre entreprise et à vos clients. Comme de nombreux fournisseurs proposent des outils de collaboration interne, vous apprendrez comment chacun d’entre eux vise à améliorer les processus de communication et de collaboration à l’interne. Si vous passez à un système infonuagique dans le but d’améliorer votre expérience client, il est important de demander aux fournisseurs comment leur solution améliore la communication externe pour le soutien au client. Par exemple, leur solution peut-elle vous aider à mieux utiliser votre appareil mobile personnel à des fins professionnelles afin que vous puissiez offrir une expérience professionnelle de qualité? Serez-vous en mesure d’établir facilement les heures des appels professionnels sur vos appareils mobiles afin de pouvoir gérer vos appels et offrir aux clients une expérience cohérente? En posant ce type de questions, vous pourrez mieux comprendre comment utiliser une solution pour améliorer le soutien au client.

Question 2

Demandez : À quoi ressemble le processus de configuration et dans quelle mesure est-il simple de procéder à des ajustements par la suite?

Pourquoi : Avant de migrer vers un nouveau service téléphonique infonuagique, vous devez bien comprendre le processus de transition et l’investissement nécessaire de votre part pour mettre en place une nouvelle solution. Vous devez également savoir ce qui se passe après la configuration initiale. Par exemple, que se passe-t-il si vos besoins changent après un certain temps et que vous avez besoin de capacités différentes? Pouvez-vous facilement faire des ajustements par vous-même? Pour une transition facile, vous pouvez rechercher une solution « prête à l’emploi » simple à configurer. Assurez-vous simplement que cette solution vous donne accès à l’ensemble des fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin à l’avenir, et la liberté de mettre à jour et de reconfigurer votre solution en fonction de l’évolution de vos besoins.

Question 3

Demandez : Offrez-vous une certaine flexibilité en matière de tarification?

Pourquoi : Chaque entreprise étant différente, il est important de trouver un fournisseur qui propose des options de tarification flexibles. Certains fournisseurs exigent que vous achetiez un nombre d’assignations déterminé, ce qui limite votre capacité à avoir des utilisateurs sur différents forfaits. Il est également important de s’interroger sur la flexibilité dont vous disposez en termes d’achats, car elle a une incidence sur le coût. En fonction de l’état d’avancement de votre entreprise, vous choisirez peut-être une option de paiement mensuelle ou annuelle. Chacun présente des avantages différents et il est utile de pouvoir choisir entre les deux. Dans l’ensemble, renseignez-vous sur les différentes options de tarification et recherchez un fournisseur offrant une tarification flexible.

Question 4

Demandez : Quelle est l’évolutivité de cette solution qui lui permettra de répondre aux besoins changeants de mon entreprise à l’avenir?

Pourquoi : Si votre petite ou moyenne entreprise vise la croissance, vous cherchez une solution qui puisse grandir avec elle. Renseignez-vous sur le processus suivi par le fournisseur pour ajouter des extensions pour les nouveaux employés, ou même pour ajouter des numéros internationaux si votre entreprise ou votre clientèle prend de l’expansion dans le monde entier.

Question 5

Demandez : Dans quelle mesure cette solution peut-elle être adaptée en termes de soutien aux travailleurs à distance et aux besoins de localisation de mon entreprise en constante évolution?

Pourquoi : Depuis le début de la pandémie de COVID-19, les modes de travail et de communication des entreprises ont changé. Un plus grand nombre d’employés travaillent à domicile et les entreprises ont considérablement réduit leurs déplacements. Si certains de ces changements peuvent être permanents, les voyages d’affaires et le travail à distance peuvent encore changer pour de nombreuses organisations. Si vous pensez que les habitudes de déplacement et de travail à distance de votre équipe vont évoluer, vous devez envisager une solution flexible qui puisse soutenir votre équipe, peu importe d’où elle travaille.

Question 6

Demandez : Comment allez-vous fournir un service exceptionnel tout au long de notre relation?

Pourquoi : Il ne fait aucun doute que le service à clientèle peut faire ou défaire un partenariat. Si vous avez un problème avec votre solution, obtenir le soutien dont vous avez besoin pour résoudre rapidement le problème ne devrait pas être un combat. Avant d’envisager de travailler avec un fournisseur, posez des questions pour savoir quel type de soutien il propose. Pouvez-vous parler à un agent de service à la clientèle en direct si vous avez besoin d’aide pendant la fin de semaine? Comment les clients actuels évaluent-ils le service à la clientèle du fournisseur? Beaucoup de fournisseurs disent offrir un bon service. Visez un partenariat avec un fournisseur dont les antécédents prouvent son engagement envers ses clients.

Plus vous vous efforcerez de trouver le bon fournisseur de services téléphoniques infonuagiques, plus vous améliorerez votre expérience, tant au début que par la suite. Nous recommandons d’utiliser ce livre électronique comme un guide pour vous aider dans la recherche de fournisseurs de recherche et dans l’évaluation de partenaires potentiels : Choisir un fournisseur de service sur nuage: six critères d'évaluation à garder à l'esprit. De plus, notre équipe Cloudli est là pour vous aider à déterminer quel type de solution répondra le mieux à vos besoins et comment nous pouvons vous aider. Contactez-nous  pour de plus amples renseignements.