Pourquoi la télécopie IP pour le secteur immobilier : 3 scénarios

Au fil des décennies, la technologie a permis de mettre en place des dizaines de façons de transporter des renseignements; des CD et des clés USB au courriel et au partage dans le nuage. Cela dit, lorsqu’il s’agit du secteur immobilier, il est important de choisir des méthodes qui permettent d'être efficace. Les opérations immobilières impliquent des centaines de documents juridiques essentiels contenant des renseignements privés sur l’acheteur. Elles impliquent également de nombreux intervenants, des commissaires d’achat et à la vente aux prêteurs hypothécaires, en passant par les notaires et les avocats, les responsables des séquestres et les évaluateurs. Le recours à une technologie peu sécurisée ou peu fiable peut entraîner des retards, voire mettre votre entreprise en danger légalement.

Pour toutes ces raisons, la télécopie demeure la technologie la plus adaptée à la transmission de documents immobiliers. La méthode traditionnelle qui consistait à utiliser un télécopieur relié à des lignes téléphoniques analogiques est remplacée par la connexion à des lignes de télécopieur IP (protocole Internet) T.38, qui permet d’envoyer des télécopies de manière transparente sur Internet. La télécopie virtuelle (par courriel), une solution de télécopie économique et pratique pour les bureaux distants et les membres de l’équipe qui travaillent sur la route, gagne également en popularité.

Voici trois exemples de la façon dont la télécopie IP avancée répond aux besoins des professionnels de l’immobilier :

Scénario 1

Un courtier hypothécaire ou un banquier travaille avec un acheteur de maison pour obtenir un prêt. La demande du client comprend une foule de renseignements privés – numéros d’assurance sociale, renseignements bancaires, historique de crédit, etc. – qui doivent être soigneusement protégés.

Rien qu’en 2020, les États-Unis ont enregistré 1 001 violations de données et 155,8 millions de personnes ont été affectées. Les entreprises canadiennes ont dépensé 7 milliards de dollars en mesures de prévention, de détection et de récupération des incidents de cybersécurité en 2019, dont 2 milliards rien que pour les logiciels de cybersécurité. Visiblement, l’activité criminelle sur le Web rend les communications électroniques plus dangereuses et beaucoup plus coûteuses.

Pour faire face à cette menace croissante, les deux pays ont adopté des lois régissant l’échange de renseignements et la sécurité des données, comme la Gramm-Leach-Bliley Act aux États-Unis et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) au Canada. En bref, ces lois obligent les entreprises à mettre en place des mesures de sûreté et de sécurité pour recueillir, transmettre et éliminer les renseignements privés de leurs clients.

La télécopie IP T.38 répond aux enjeux actuels en matière de cybersécurité en permettant le transfert de données en temps réel par l’intermédiaire des lignes Internet sécurisées. La télécopie IP en temps réel n’a pas recours à des dispositifs « intermédiaires » pour stocker et transférer les données en cours de route. Le message passe directement du télécopieur d’envoi au télécopieur de réception. Cela est essentiel pour la sécurité des données, car plus il y a de dispositifs intermédiaires sur le chemin, plus la vulnérabilité à une violation est grande.

Les institutions immobilières et financières peuvent ajouter le cryptage AES à leur solution de télécopie IP, en cryptant à la fois l’image et le signal pour le plus haut niveau de sécurité des données en transit. Il s’agit d’une caractéristique importante pour ceux qui traitent de grande quantité d'information privés.

Enfin, la télécopie IP en temps réel permet d’éliminer en toute sécurité les renseignements privés une fois l’opération terminée. La Federal Trade Commission (FTC) des États-Unis recommande le déchiquetage des documents papier comme mesure de sécurité, un procédé simple et peu coûteux pour composer avec les renseignements de nature délicate.

La sécurité est assurée et les renseignements privés sont plus faciles à sauvegarder au moyen de la télécopie IP cryptée en temps réel.

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Scénario 2

Un agent immobilier navigue sur un marché favorable aux vendeurs en effervescence pour ses clients acheteurs. Il sait que, tout bien considéré, il est préférable de faire la première offre.

L’année dernière, aux États-Unis, la durée moyenne entre la mise en vente d’une maison et la signature d’un contrat était de seulement 25 jours. Dans certaines villes, ce chiffre a chuté à 10 jours ou moins. Les faibles taux d’intérêt combinés à un mince inventaire ont créé un marché favorable aux vendeurs en pleine effervescence, et les agents immobiliers savent qu’ils doivent soumettre des offres rapidement si leurs clients trouvent quelque chose qui leur plaît.

La télécopie IP répond à ce besoin en transmettant des documents, comme la lettre d’offre et la lettre d’approbation préalable d’un prêt, rapidement et de manière fiable. La télécopie IP T.38 en temps réel achemine vos documents directement de votre télécopieur à celui du commissaire à la vente et envoie une confirmation d’arrivée page par page. Ou, si le temps presse, vous pouvez choisir d’envoyer des documents avec la télécopie virtuelle, qui vous permet d’envoyer et de recevoir des télécopies directement depuis votre ordinateur ou votre téléphone intelligent par courriel.

Dans tous les cas, vous pourrez montrer à vos clients que vous avez agi rapidement en leur nom, quel que soit l’endroit où vous travaillez.

Scénario 3

Votre acheteur ou votre vendeur a déménagé dans un autre État où les documents doivent être signés à distance.

La plupart des vendeurs et des acheteurs préfèrent signer les documents en personne, mais ce n’est pas toujours possible. L’essentiel est donc de veiller à ce que tous les documents soient transmis au client et échangés avec lui d’une manière juridiquement acceptable, fiable et sûre.

Dans de nombreuses situations, la télécopie IP est la solution idéale. La télécopie est acceptée depuis longtemps sur le plan juridique dans de nombreux contextes. En fonction des lois de votre État, vous pouvez être autorisé à télécopier les documents nécessaires au client pour qu’il les signe et vous les renvoie par télécopie, ou vous devez d’abord faire authentifier les signatures, puis les renvoyer par la poste à la société de gestion de titres ou à l’avocat. La télécopie IP transmet les documents en toute sécurité à votre client, où qu’il se trouve.

Une solution pour chaque scénario

Les opérations immobilières peuvent être compliquées, mais la télécopie IP T.38 en temps réel et la télécopie virtuelle offrent des solutions simples et directes pour la transmission de documents. La télécopie IP T.38 est basée sur des normes agnostiques sur le plan technologique, ce qui signifie qu’elle fonctionne de manière transparente avec tout autre système de télécopie. Vos renseignements ne seront jamais corrompus ou perdus à cause d’un appareil ou d’un logiciel incompatible à l’autre bout. La télécopie virtuelle fonctionne de manière transparente dans votre environnement de travail électronique, vous permettant d’envoyer, de recevoir et de stocker des documents facilement.

Les deux solutions peuvent être renforcées par le cryptage afin de transmettre en toute sécurité des renseignements sensibles au facteur temps et à la confidentialité. Enfin, la télécopie IP est abordable, sans frais d’interurbain et sans investissement matériel, à l’exception d’un adaptateur téléphonique analogique pour votre télécopieur de bureau, qui peut être fourni par votre opérateur.

Vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont la télécopie IP peut répondre à des scénarios courants dans votre agence immobilière ou votre bureau de prêt? Lisez notre livre numérique Comment la télécopie IP permet aux professionnels de l’immobilier et du prêt hypothécaire de répondre à la hausse de la demande ou communiquez avec Cloudli pour discuter avec un expert en télécopie IP de la façon dont vous pouvez convertir votre ancien système de télécopie IP T.38 en temps réel sans aucune d’interruption.