Faciliter la planification des horaires de travail

Planifier les horaires des employés qui travaillent en rotation peut ressembler à un jeu de Tétris. Alors que vous pensez avoir mis toutes les pièces en place, un imprévu survient: un employé malade, un nouveau membre du personnel qui a besoin d'une formation, une situation critique qui nécessite plus de personnel. La gestion de tous les détails peut devenir un processus long et stressant.

De nombreuses organisations ont néanmoins besoin d'une couverture 24 heures sur 24 pour assurer la sécurité des personnes, notamment les maisons de retraite, les cliniques médicales et les organismes de sécurité publique. Si vous êtes dans ce cas, pourquoi ne pas moderniser votre processus en utilisant un outil de planification basé en nuage? Celui-ci centralise et automatise la planification des équipes, afin de simplifier le processus et de vous faire gagner du temps. Cet outil améliore même la satisfaction des employés, puisqu'il assure le suivi de tous les détails qui peuvent être source de frustration s'ils sont négligés.

Vous trouverez de nombreux systèmes de gestion des horaires de travail sur le marché, mais voici quatre qualités qui distinguent les bons des excellents:

Processus automatisés

Le principal avantage d'une application de planification des horaires est la possibilité d'automatiser un plus grand nombre de procédures qui vous font perdre du temps et qui sont source de frustration. Non seulement vous gagnerez des heures dans votre journée, mais vous éviterez certaines des inévitables erreurs humaines qui causent des maux de tête et des coûts supplémentaires au final.

Un bon logiciel de planification des horaires devrait automatiser les procédures de base, telles que la création d'un nouvel horaire, la proposition d'options d'horaires basées sur des données antérieures et des considérations de conformité, la fourniture d'un horaire complet pour les employés une fois approuvé, et l'envoi de notifications lorsque du personnel de remplacement ou supplémentaire est nécessaire, le tout en quelques clics et saisies de votre part seulement.

Règles de gestion et critères de sélection personnalisés

La planification des agents de police n'a pas les mêmes implications que la planification des équipes de déneigement ou du personnel d'une maison de retraite. Il est donc important de choisir une solution de planification qui s'adapte aux besoins de votre organisation. Recherchez un produit dont la configuration vous permet de sélectionner les paramètres dont vous avez besoin et de supprimer ceux qui ne le sont pas.

Par exemple, si quelqu'un avertit le système de planification qu'un remplaçant est nécessaire pour un poste et une date donnés, l'outil de planification enverra une notification de recherche de remplaçant. Celle-ci sera communiqué à toutes les personnes de la même catégorie d'emploi qui sont qualifiées et éligibles pour remplacer. L'opération sera ainsi répétée à des intervalles spécifiés jusqu'à ce que le poste soit pourvu.

Capacités en matière de conformité

De nombreux travailleurs sont couverts par des conventions collectives ou d'autres obligations contractuelles et légales qui peuvent limiter leur disponibilité. Si c'est le cas dans votre entreprise, recherchez un fournisseur de solutions de planification des horaires qui personnalise les règles de gestion afin d'effectuer un tri automatique en fonction de vos critères. Par exemple, vous pouvez demander des règles de gestion, tel que supprimer de la liste les remplaçants qui ont atteint leur limite d’heures travaillées, afin d'éviter toute violation contractuelle ou le paiement d'heures supplémentaires coûteuses.

Connectivité à distance à partir de n'importe quel appareil

Vous n'êtes pas toujours assis à votre bureau ou à votre ordinateur, et vos employés ne le sont pas non plus. Une solution de planification doit être accessible sur n'importe quel appareil branché, qu'il s'agisse d'Apple ou d'Android, simplement en se connectant à une application mobile. Vous pouvez ajuster les horaires ou suivre les demandes des membres de votre équipe, où que vous soyez, et ils peuvent vérifier leurs horaires, demander des remplacements et informer les autres de leur disponibilité pour travailler.

Frustrations liées à la planification des horaires? Nous avons la solution.

La solution de planification des horaires d'OMNIalert de Cloudli vous offre toutes les fonctionnalités qui facilitent la planification, combinées à la stabilité et à la redondance du réseau, afin de garantir que l'outil est toujours accessible lorsque vous en avez besoin. N'hésitez pas à nous faire part de vos plus grandes frustrations en matière de planification et découvrez comment notre solution peut vous aider. Contactez nos spécialistes pour une démonstration dès aujourd'hui.