Découvrez laquelle de ces trois solutions de télécopie vous convient

Demandez à n'importe quel millénarial s'il utilise un télécopieur, et vous aurez probablement droit à un regard vide... ou pire. Le télécopieur est le symbole d'une époque révolue, remplacée par les applications et l'internet. Du moins, c'est la croyance populaire.

Toutefois, beaucoup seraient surpris d'apprendre que 9 milliards de télécopies ont été envoyées l'année dernière aux États-Unis dans le seul secteur des soins de santé, et qu'il s'agit toujours d'une industrie mondiale importante. Le télécopieur est aujourd'hui utilisé par des entreprises de toutes tailles, depuis les bureaux à domicile et les travailleurs autonomes jusqu'aux géants du classement Fortune 100. Les secteurs qui utilisent le plus la télécopie sont les soins de santé, les services financiers et les sociétés de crédit hypothécaire, les services juridiques, la fabrication, le transport et la logistique. En fait, même les secteurs qui ne dépendent pas du télécopieur ont besoin de cette technologie.

Ainsi, que vous soyez dans un secteur centré sur la télécopie ou que vous n'ayez besoin d'envoyer des télécopies qu'en de rares occasions, vous devrez tenir compte du télécopieur d'une manière ou d'une autre. Bien entendu, la télécopie a évolué au fil des ans. Aujourd'hui, il existe trois grandes options de service de télécopie pour la plupart des entreprises: la télécopie ATA à ligne unique à l'aide d'un télécopieur ou d'un appareil multifonction, les services virtuels exploitant le courrier électronique ou une API et les services de ligne de télécopie T.38 en temps réel pour les hauts volumes d'envoi.

Avant de choisir la solution de télécopie qui vous convient, examinez les pours et les contres de chacune de ces options:

Option 1: Télécopie ATA à ligne unique

Ce service de télécopie peut être prise en charge par les anciennes lignes téléphoniques en cuivre ou par la conversion des télécopieurs et des appareils multifonctions au protocole IP, et ce en installant un ATA (adaptateur téléphonique analogique) et en utilisant des lignes de télécopie IP. Par exemple, un petit cabinet d'avocats où les assistants juridiques ont besoin de télécopier et de recevoir des accords et des contrats, parce que les signatures télécopiées sont acceptées comme juridiquement valides, peut utiliser la télécopie ATA à ligne unique.

Pour: si vous convertissez vos anciens appareils en télécopieur IP avec des ATA, vous pouvez généralement réduire vos coûts de service de télécopies, car la technologie IP rend la télécopie par longue distance très abordable. (Notez que la télécopie ATA à ligne unique utilisée avec les lignes de téléphoniques traditionnelles peut devenir coûteuse, car les tarifs longue distance à la minute peuvent s'additionner rapidement).

Contre: la télécopie ATA à ligne unique exige que vous imprimiez d'abord les documents sur papier, ce qui peut être problématique en ce qui concerne leur gestion et leur sécurité.. 

Le maintien des lignes de télécopie traditionnelles peut être une solution efficace pour certaines organisations qui souhaitent préserver la même expérience de télécopie pour leurs utilisateurs. Dans ce cas, l'utilisation d'un ATA pour accéder à la connectivité de télécopie IP peut être une solution valable et fiable qui peut coûter moins cher, tout en préservant l'expérience de l'utilisateur..

Option 2: Télécopie virtuelle (basée sur le courriel)

Lorsque les gens pensent à transférer leur télécopie sur IP, la télécopie virtuelle est ce qui leur vient souvent à l'esprit. La télécopie virtuelle peut être particulièrement utile dans les environnements où les gens sont souvent en déplacement et ont besoin d'envoyer des télécopies à distance. Les agents immobiliers en sont un bon exemple; la possibilité pour eux d'envoyer et de recevoir des offres et des approbations de n'importe où permet des transactions plus efficaces pour leurs clients. Sur le marché effervescent d'aujourd'hui, le temps est un facteur essentiel, et la possibilité d'envoyer des télécopies de n'importe où peut aider à conclure des transactions.

Pour: la télécopie par courriel peut être particulièrement pratique si vous avez plusieurs bureaux ou travailleurs à distance qui ont besoin d'envoyer et de recevoir des télécopies. Chaque utilisateur dispose essentiellement d'un télécopieur logé dans son logiciel de messagerie, ce qui lui permet d'envoyer et de recevoir des télécopies de manière transparente, à tout moment et en tout lieu.

Pour: la télécopie virtuelle peut s'avérer très rentable, car il existe sur le marché toute une série de plans de télécopie virtuelle répondant à un large éventail de besoins en volumes et en utilisateurs.

Contre: la télécopie virtuelle introduit un intermédiaire dans le processus de télécopie; il n'y a pas de connexion directe entre l'expéditeur et le destinataire. Cela peut être problématique si votre entreprise doit se conformer à certaines exigences réglementaires (par exemple, HIPAA, FERPA et SOX). 

La télécopie virtuelle peut être une bonne option pour les organisations qui recherchent une solution de télécopie numérique et de travail à distance. Mais pour les organisations ayant des exigences de conformité réglementaire, des problèmes de sécurité des données et des volumes plus élevés, cette solution n'est peut-être pas idéale.

Option 3: Télécopie T.38 en temps réel 

T.38 est le protocole standard de l'IEEE pour la télécopie sur IP et peut être déployé via des liaisons SIP afin de remplacer les connexions de télécopie existantes qui prennent en charge les serveurs de télécopie à haut volume. Son utilisation est fréquente dans le secteur des soins de santé. En fait, les trois quarts des communications médicales aux États-Unis se font par télécopie.  

Pour: la télécopie T.38 en temps réel se fait en direct, sans qu'aucun intermédiaire n'interrompe la connexion entre l'expéditeur et le destinataire. Cela signifie qu'il n'y a pas de retard dans la réception des résultats de l'état de livraison, que les risques d'atteinte à l'intégrité des données sont réduits et qu'il est plus facile de se conformer à des réglementations telles que l'HIPAA, car les données ne sont pas stockées pendant la transmission.

Pour: en plus d'être sécurisé, le télécopieur T.38 peut également être encrypté pour offrir un niveau de protection supplémentaire. Il s'agit d'un avantage considérable par rapport aux télécopies traditionnelles, qui ne peuvent pas être cryptées. Pensez à rechercher le cryptage AES pour la télécopie T.38

Contre: tous les télécopieurs sur IP disponibles sur le marché ne sont pas des télécopieurs T.38. Certains fournisseurs peuvent transmettre le média (données de l'image de la télécopie) par le biais d'un protocole vocal (G.711, pour ceux que cela intéresse), ce qui peut entraîner des taux plus élevés d'échec de livraison en raison de la perte de paquets. De même, les solutions de télécopies T.38 ne sont pas toutes égales. Examinez attentivement vos options pour vous assurer que votre fournisseur possède l'expertise nécessaire pour répondre aux exigences de qualité.

Le télécopieur est toujours bien vivant partout dans le monde. Il existe une variété d'options flexibles, abordables et fiables. L'abandon des solutions analogiques permet de réaliser des économies et d'améliorer la convivialité et la fonctionnalité de la solution. En fonction de vos besoins, il existe une solution de télécopie pour vous. Alors, bonne télécopie !

Article initialement publié sur Forbes (en anglais): https://www.forbes.com/sites/forbesbusinesscouncil/2021/07/20/which-of-the-three-faxing-solutions-is-right-for-your-company/?sh=49112c3d6727