Suivez les mesures suivantes pour vous assurer que votre solution de télécopie est entièrement conforme à l’HIPAA

Les organismes de soins de santé dépendent fortement de la télécopie pour envoyer et recevoir des renseignements médicaux sur les patients. Il est essentiel de savoir que votre télécopie est sécurisée et fiable pour protéger les renseignements confidentiels des patients et respecter l’HIPAA. Bien entendu, si la télécopie est considérée comme une méthode de communication conforme à l’HIPAA, certaines conditions doivent être remplies pour garantir une conformité totale. Si vous voulez vous assurer que votre solution de télécopie est conforme à toutes les exigences de l’HIPAA, la meilleure chose à faire est de passer au numérique et de commencer à utiliser la télécopie T.38 sur IP (FoIP) avec chiffrement avancé.

Télécopies sécurisées et de qualité supérieure

T.38 est une norme qui définit comment une télécopie en temps réel est acheminée sur Internet sans avoir à la convertir en appel vocal (VoIP). Avec la suppression progressive de la télécopie sur le réseau téléphonique commuté public (RTCP), les équipes de soins de santé sont de plus en plus nombreuses à opter pour le  passage au protocole T.38 FoIP, et pour de bonnes raisons.

Le protocole T.38 chiffré est sans conteste la solution de FoIP la mieux adaptée au transport d’informations sensibles. Ce type de service de télécopie présente trois aspects notables qui le rendent supérieur et lui permettent de respecter les normes HIPAA : le transfert de données en temps réel, le chiffrement des données et la confirmation après chaque page.

Le transfert en temps réel est le meilleur moyen de se conformer à l’HIPAA
Il est plus facile de se conformer à l’HIPAA lorsque vous utilisez la télécopie en temps réel plutôt que la télécopie en mode différé. La différence entre la télécopie en temps réel et la télécopie en mode différé est évidente : la première envoie les télécopies immédiatement (en temps réel), tandis que la seconde stocke les données dans une station intermédiaire avant de les transmettre au destinataire.

Les données qui circulent sans interruption de l’expéditeur au destinataire de la télécopie sont moins susceptibles d’être piratées, car elles passent directement entre les télécopieurs des deux parties. Cependant, avec une télécopie infonuagique en mode différé, les données sont conservées dans une zone d’attente, ce qui signifie qu’il y a un plus grand risque que quelque chose tourne mal avant qu’elles arrivent à destination.

L’HIPAA reconnaît la différence de sécurité entre la télécopie en temps réel et la télécopie en mode différé et exige que les fournisseurs de soins de santé et leurs fournisseurs de services de télécopie assument la responsabilité s’ils utilisent des systèmes de télécopie en mode différé. Les deux parties doivent signer un accord juridique appelé Business Associate Agreement (BAA), car le risque d’atteinte à la vie privée et de non-respect des normes est plus élevé pour la télécopie en mode différé. Cela complique la mise en place de votre solution de FoIP et peut entraîner des retards importants dans votre projet de transition.

Pour éviter les tracas juridiques, la responsabilité et les sanctions en cas de problème, les équipes de soins de santé peuvent simplement choisir d’utiliser la télécopie en temps réel. La télécopie en temps réel est conforme aux directives de l’HIPAA pour la transmission de données dans le cadre de l’« exception du transfert », qui élimine la nécessité de signer un BAA avec le fournisseur de services.

Objectifs de chiffrement : Données + médium
Le chiffrement – qui ajoute un niveau de sécurité supplémentaire à la télécopie – est complémentaire à l’objectif de l’HIPAA. Comme l’HIPAA exige que les médecins disposent de mesures de protection des informations sensibles, comme les dossiers médicaux et les renseignements personnels sur la santé, la télécopie T.38 déployée avec un chiffrement avancé convient parfaitement aux équipes de soins médicaux.

Il est important de noter que tous les chiffrements ne sont pas égaux. De nombreux fournisseurs de services de télécopie ne chiffrent que la session de télécopie, ou chiffrent les données et la session par des méthodes qui ajoutent un coût important et/ou compromettent le taux de réussite de la livraison. Le choix d’un fournisseur de services de télécopie qui chiffre à la fois la session et les données, de manière rentable et fiable, offre le haut niveau de sécurité dont les équipes de soins de santé ont besoin.

Confirmation instantanée de la livraison pour les données sensibles
L’une des raisons pour lesquelles la télécopie est utilisée pour envoyer des renseignements personnels sur la santé des patients est son interopérabilité. Les télécopies peuvent être envoyées rapidement, de manière sûre et fiable, et il n’est pas nécessaire que les expéditeurs vérifient à l’avance si les destinataires disposent d’une technologie compatible pour recevoir et visualiser les renseignements sur le patient qui sont envoyés. Les documents seront reçus par toute personne disposant d’une capacité de télécopie.

Bien entendu, la vérification de la réception est essentielle et fait partie du respect des normes de l’HIPAA. Certaines solutions de fax imitent la télécopie en temps réel sans utiliser le protocole T.38; cependant, ces solutions sont susceptibles de donner lieu à de « faux positifs », c’est-à-dire que toutes les pages sont envoyées avec accusé de réception, alors que certaines peuvent en fait ne pas avoir été livrées. Non seulement le protocole T.38 offre un transfert plus fiable, mais il produit également une confirmation après chaque page au fur et à mesure de la transmission de la télécopie. Cela permet de donner aux équipes de soins de santé la vérification dont elles ont besoin lorsqu’elles envoient des données sensibles, et cela permet de se conformer à l’HIPAA.

Les organismes de soins de santé savent que le respect des normes de l’HIPAA pour l’envoi de télécopies ne doit pas nécessairement constituer un défi en lien avec leurs initiatives de transformation numérique. Pour obtenir une évaluation personnalisée d’un spécialiste de la télécopie Cloudli, veuillez nous contacter aujourd’hui.